ERP Evaluation: Ihr Leitfaden zur Systemauswahl

Die Entscheidung für ein neues Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) ist eine der strategisch wichtigsten, die ein Unternehmen treffen kann. Sie beeinflusst nicht nur die Effizienz der internen Prozesse, sondern legt auch das Fundament für zukünftiges Wachstum und Skalierbarkeit. Eine sorgfältige ERP Evaluation ist daher kein optionaler Schritt, sondern eine zwingende Notwendigkeit, um eine kostspielige Fehlentscheidung zu vermeiden. Doch wie navigiert man durch die Komplexität des Marktes und stellt sicher, dass die gewählte Lösung perfekt zu den eigenen Anforderungen passt?

Dieser Leitfaden führt Sie strukturiert durch den gesamten Prozess der ERP Evaluation. Von der ersten Anforderungsdefinition über den detaillierten Anbietervergleich bis hin zu den finalen Vertragsverhandlungen. Wir beleuchten die entscheidenden Erfolgsfaktoren, zeigen typische Fallstricke auf und erklären, warum die Wahl des Implementierungspartners oft wichtiger ist als die Software selbst. Ziel ist es, Ihnen das nötige Wissen an die Hand zu geben, um eine fundierte und zukunftssichere Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Was genau ist ein ERP-System und warum ist es für Unternehmen wichtig?

Ein ERP-System ist das digitale Herzstück eines Unternehmens. Es integriert und automatisiert zentrale Geschäftsprozesse in einer einzigen, einheitlichen Plattform. Anstatt mit isolierten Insellösungen für Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Projektmanagement zu arbeiten, bündelt ein ERP-System alle Daten und Funktionen in einer zentralen Datenbank. Dies schafft eine „Single Source of Truth“ – eine einzige, verlässliche Datenquelle für alle Abteilungen.

Die Bedeutung eines solchen Systems liegt in der dadurch gewonnenen Transparenz und Effizienz. Wenn alle Bereiche auf dieselben, aktuellen Informationen zugreifen, werden Entscheidungen datengestützt und präziser. Prozesse, die zuvor manuell und fehleranfällig waren – wie die Übertragung von Auftragsdaten in die Buchhaltung – laufen automatisiert ab. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern minimiert auch Risiken. Eine durchdachte ERP Evaluation ist der erste Schritt, um diese Potenziale zu heben.

Für wachsende Unternehmen ist ein skalierbares ERP-System unverzichtbar. Es unterstützt die Expansion in neue Märkte, die Einführung neuer Geschäftsmodelle und die Bewältigung steigender Transaktionsvolumina, ohne dass die Systemlandschaft zu einem Bremsklotz wird. Die richtige Cloud-ERP-Software bietet hierbei die nötige Flexibilität, um sich dynamisch an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Die strategische ERP-System Auswahl ist somit eine direkte Investition in die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens.

Wie starten Sie den ERP-Evaluierungsprozess strukturiert in 5 Phasen?

Ein unstrukturierter Auswahlprozess führt oft zu Verwirrung, verlorenen Ressourcen und einer suboptimalen Entscheidung. Ein bewährtes Vorgehen ERP-Evaluation gliedert den Prozess in klar definierte Phasen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden und die finale Entscheidung auf einer soliden, nachvollziehbaren Grundlage beruht. Die ERP Evaluation sollte niemals überstürzt werden; Gründlichkeit zahlt sich hier langfristig aus.

Jede Phase baut auf der vorhergehenden auf und bringt Sie dem Ziel, dem idealen ERP-System, einen Schritt näher. Von der internen Bedarfsanalyse bis zur finalen Unterschrift – dieser strukturierte Weg minimiert die Risiken im ERP-Projekt und maximiert die Erfolgsaussichten.

1. Definition der ERP-Anforderungen

Die wichtigste Phase jeder ERP Evaluation ist die interne Vorbereitung. Bevor Sie überhaupt den Markt sondieren, müssen Sie genau wissen, was Sie suchen. Das Ziel dieser Phase ist die Erstellung eines detaillierten Lastenhefts, das als Grundlage für den gesamten weiteren Prozess dient.

Ein starkes ERP-Projektteam zusammenstellen:

Der erste Schritt ist die Bildung eines interdisziplinären Team für ERP-Einführung. Dieses Team sollte aus Schlüsselpersonen verschiedener Abteilungen (z. B. Finanzen, Vertrieb, Management, IT) bestehen, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. Die Leitung sollte bei einer Person liegen, die sowohl das Geschäft versteht als auch über die nötige Autorität verfügt.

Ist-Analyse und Soll-Konzept:

Das Team muss die aktuellen Prozesse analysieren: Wo gibt es Ineffizienzen? Welche manuellen Workarounds existieren? Welche Funktionalitäten fehlen in der aktuellen Systemlandschaft? Basierend auf dieser Analyse werden die zukünftigen Soll-Prozesse definiert. Hieraus leiten sich die konkreten ERP-Anforderungen ab.

ERP-Anforderungen definieren und priorisieren:

Die gesammelten Anforderungen sollten klar dokumentiert und priorisiert werden:

• Muss-Anforderungen (KO-Kriterien): Funktionalitäten, die für den Geschäftsbetrieb absolut unerlässlich sind.
• Soll-Anforderungen: Wichtige Funktionen, die einen hohen Mehrwert bieten.
• Kann-Anforderungen: „Nice-to-have“-Funktionen, die bei der finalen Entscheidung den Ausschlag geben können.

Ein klar definiertes ERP-Fundament in Form eines Lastenhefts ist die Basis für eine erfolgreiche ERP Evaluation.

2. Anfragen von Angeboten für ERP-Lösungen

Mit einem fertigen Lastenheft können Sie nun den Markt gezielt ansprechen. In dieser Phase geht es darum, eine Longlist potenzieller Anbieter zu erstellen und erste Informationen sowie grobe Kostenschätzungen einzuholen.

Marktrecherche:

Identifizieren Sie ERP-Anbieter, deren Lösungen grundsätzlich zu Ihrer Branche, Unternehmensgröße und den technologischen Anforderungen passen. Nutzen Sie Branchenverzeichnisse, Analystenberichte und Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk.

Angebote für ERP anfordern:

Versenden Sie eine offizielle Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) an die identifizierten Anbieter. Das RFP sollte neben dem Lastenheft auch Informationen über Ihr Unternehmen, den Projektzeitplan und die erwarteten Leistungen (Lizenzen, Implementierung, Schulung, Support) enthalten. Präzise ERP-Lösungen anfragen führt zu vergleichbareren Angeboten.

Eine professionell durchgeführte ERP Evaluation beginnt mit einer klaren und umfassenden Kommunikation Ihrer Bedürfnisse an den Markt.

3. Erste Vorauswahl der ERP-Anbieter

Nachdem die Angebote eingegangen sind, beginnt die Phase der Grobevaluation ERP. Ziel ist es, die Longlist auf eine Shortlist von drei bis fünf vielversprechenden Kandidaten zu reduzieren, mit denen Sie in die nächste, tiefere Bewertungsphase eintreten.

Vorauswahl ERP-Anbieter anhand von KO-Kriterien:

Der erste Filter ist einfach: Erfüllt der Anbieter alle im Lastenheft definierten Muss-Anforderungen? Anbieter, die hier scheitern, werden sofort aussortiert.

Bewertung nach qualitativen und quantitativen Faktoren:

Nutzen Sie ein gewichtetes Punktesystem, um die verbleibenden Angebote objektiv zu bewerten. Kriterien können sein:

• Funktionaler Abdeckungsgrad: Wie gut werden die Soll- und Kann-Anforderungen erfüllt?
• Technologie und Architektur: Passt die Lösung (z. B. Cloud-ERP-Software) zu Ihrer IT-Strategie?
• Anbieterprofil: Wie stabil ist das Unternehmen? Wie viel Erfahrung hat es in Ihrer Branche?
• Kostenrahmen: Liegt das Angebot im erwarteten Budget?

Die ERP-Anbieter auswählen, die in die nächste Runde kommen, ist ein entscheidender Schritt, der auf Basis der eingereichten Dokumente und nicht auf reinen Marketingversprechen erfolgen sollte. Dieser Teil der ERP Evaluation trennt die Spreu vom Weizen.

4. Vergleich und detaillierte ERP-Bewertung

Jetzt beginnt der intensivste Teil der Evaluation ERP. Die Anbieter auf der Shortlist erhalten die Möglichkeit, ihre Lösungen live zu präsentieren und tiefgehende Fragen zu beantworten. Hier geht es darum, hinter die Fassade der Hochglanzbroschüren zu blicken.

Live-Demonstrationen und Workshops:

Bestehen Sie auf individualisierten Demos, die Ihre spezifischen Geschäftsprozesse abbilden. Generische Präsentationen sind wenig aussagekräftig. In Workshops kann Ihr ERP-Projektteam das System selbst testen und ein Gefühl für die Benutzerfreundlichkeit bekommen. Dies ist ein Kernstück der detaillierte ERP-Bewertung.

ERP-Systeme vergleichen:

Nutzen Sie eine detaillierte Bewertungsmatrix, um die Kandidaten direkt gegenüberzustellen. Wichtige Auswahlkriterien ERP-System sind:

• Benutzerfreundlichkeit (Usability): Wie intuitiv ist die Bedienung?
• Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Kann das System mit Ihrem Unternehmen wachsen?
• Reporting und Analyse: Bietet die Lösung die benötigten Auswertungsmöglichkeiten?
• Integrationsfähigkeit: Wie einfach lässt sich das System mit anderen Tools verbinden?

Referenzkunden-Checks:

Sprechen Sie mit bestehenden Kunden der Anbieter, idealerweise aus Ihrer Branche und von ähnlicher Größe. Fragen Sie nach ihren Erfahrungen während der Implementierung und im laufenden Betrieb. Dies ist eine unschätzbar wertvolle Informationsquelle, um ERP-Lösungen bewerten zu können. Die richtige Methodik zur Bewertung kombiniert objektive Kriterien mit subjektiven Eindrücken aus den Live-Demos.

5. Auswahl des ERP-Systems und Vertragsverhandlungen

Auf Basis der umfassenden Erkenntnisse aus der Detailbewertung trifft das Projektteam eine Empfehlung für den favorisierten Anbieter. Bevor die finale ERP-System Auswahl getroffen wird, stehen die Vertragsverhandlungen an.

Finale Entscheidung treffen:

Die Entscheidung sollte einstimmig vom Projektteam getragen und dem Management präsentiert werden. Die Gründe für die Wahl des einen Anbieters und die Ablehnung der anderen sollten klar dokumentiert werden.

Vertragsverhandlungen ERP:

Der Vertrag ist das Fundament der zukünftigen Partnerschaft. Verhandeln Sie nicht nur über den Preis. Wichtige Punkte sind:

• Leistungsumfang (Scope): Was ist genau enthalten (Module, User-Anzahl)?
• Service Level Agreements (SLAs): Garantierte Verfügbarkeit, Support-Reaktionszeiten.
• Implementierungsplan: Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Zeitplan.
• Kostenstruktur: Einmalige und laufende Kosten, Regelungen für zukünftige Anpassungen.

Eine sorgfältige ERP Evaluation endet erst mit der Unterzeichnung eines fairen und detaillierten Vertrags, der die Interessen Ihres Unternehmens schützt.

Wie kann Inplenion.ERP Sie bei der ERP-Evaluation und Implementierung unterstützen?

Eine erfolgreiche ERP Evaluation erfordert nicht nur ein strukturiertes Vorgehen, sondern auch tiefgehendes Markt- und Produktwissen. Als zertifizierter Implementierungspartner von Oracle NetSuite bietet Inplenion.ERP genau diese Expertise. Wir verstehen uns nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als strategischer ERP-Berater, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet.

Unsere Unterstützung ERP-Evaluation beginnt bereits bei der Definition Ihrer Anforderungen. Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu analysieren und in ein klares Lastenheft zu übersetzen. Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, worauf es bei der Auswahl ankommt und können Sie vor typischen Fallstricken bewahren. Fordern Sie eine persönliche ERP-Beratung an, um Ihre individuellen Herausforderungen zu besprechen.

Inplenion.ERP ist mehr als nur ein NetSuite Partner. Für den deutschen Markt bieten wir eine zertifizierte Lokalisierungslösung an, die sicherstellt, dass Ihr NetSuite Cloud ERP alle lokalen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen (GoBD, DATEV-Schnittstelle) erfüllt. Dies ist eine wichtige Ergänzung, die nicht Teil des Standard-NetSuite-Angebots ist.

Darüber hinaus unterstreicht unsere Position als einziges Unternehmen weltweit, das eine von NetSuite zertifizierte App für den Schweizer Markt anbietet, unsere herausragende technische Kompetenz und unser Engagement für höchste Qualitätsstandards. Wenn Sie eine ERP-Beratung anfordern, profitieren Sie von diesem exklusiven Know-how.

Warum ist die Wahl des richtigen Implementierungspartners wichtiger als die Software selbst?

Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der ERP Evaluation fast ausschließlich auf die Softwarefunktionen. Das ist ein Fehler. Eine erstklassige Software kann in den Händen eines unerfahrenen oder unpassenden Partners zu einem katastrophalen Projekt werden. Umgekehrt kann ein exzellenter Partner die Potenziale einer Software voll ausschöpfen und selbst bei Herausforderungen die ERP-Einführung zum Erfolg führen.

Der Implementierungspartner ist der entscheidende Faktor, der die Lücke zwischen der Standardsoftware und Ihren einzigartigen Geschäftsprozessen schließt. Seine Aufgaben umfassen:

• Prozessberatung: Er versteht Ihr Geschäft und hilft, Prozesse im neuen System optimal abzubilden.
• Konfiguration und Anpassung: Er richtet das System so ein, dass es Ihre Anforderungen erfüllt.
• Datenmigration: Er sorgt für die sichere und korrekte Übernahme Ihrer Bestandsdaten.
• Schulung und Change Management: Er befähigt Ihre Mitarbeiter, das neue System effektiv zu nutzen und begleitet den Wandel im Unternehmen.
• Laufender Support: Er steht Ihnen auch nach dem Go-live als Ansprechpartner zur Verfügung.

Die Expertise und die Methodik des Partners sind entscheidende Erfolgsfaktoren im ERP-Projekt. Ein guter Partner agiert auf Augenhöhe, kommuniziert transparent und managt das Projekt proaktiv. Die Chemie zwischen Ihrem ERP-Projektteam und dem Team des Partners muss stimmen. Vertrauen Sie bei der Wahl nicht auf unabhängige ERP-Consultants, deren Wissen oft nur oberflächlich ist, sondern auf zertifizierte Spezialisten wie Inplenion.ERP, die das System bis ins letzte Detail kennen.

Voraussetzungen und Schlüsselfaktoren für ein passendes ERP-System

Die beste Software und der beste Partner nützen wenig, wenn die internen Voraussetzungen im Unternehmen nicht stimmen. Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein tiefgreifendes Veränderungsprojekt, das die gesamte Organisation betrifft.

Schlüsselfaktoren für den Erfolg:

• Management-Unterstützung: Das Top-Management muss voll hinter dem Projekt stehen, es aktiv fördern und die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
• Klare Ziele und Erwartungen: Was soll mit dem neuen ERP-System konkret erreicht werden? (z.B. Prozesskosten um 15% senken, Monatsabschluss um 3 Tage beschleunigen).
• Realistische Zeit- und Budgetplanung: Eine überhastete ERP Evaluation und Implementierung führt fast immer zu Problemen.
• Hohe Nutzerakzeptanz: Die Mitarbeiter müssen von Anfang an eingebunden und ihre Bedenken ernst genommen werden.

Oracle NetSuite: Die ideale Lösung für moderne Unternehmen

Gerade für dienstleistungsorientierte und softwarebasierte Unternehmen (SaaS) bietet Oracle NetSuite herausragende Vorteile. Während andere ERP-Systeme oft einen starren, produktionszentrierten Ansatz verfolgen, ist NetSuite von Grund auf für moderne, dynamische Geschäftsmodelle konzipiert.

Besonders in folgenden Bereichen ist NetSuite marktführend:

• NetSuite SM (Subscription Management): Perfekt für SaaS-Unternehmen zur Verwaltung komplexer Abo-Modelle, wiederkehrender Abrechnungen und flexibler Preisgestaltungen.
• NetSuite Umsatzrealisierung (Revenue Recognition): Das Modul automatisiert die komplexe Umsatzrealisierung nach internationalen Standards (z.B. IFRS 15) – ein Muss für jedes Softwareunternehmen.
• Konsolidierung: Als echtes Netsuite global business management-System ermöglicht NetSuite die mühelose Konsolidierung von Finanzdaten über mehrere Tochtergesellschaften, Währungen und Rechtsordnungen hinweg – oft mit nur einem Klick.

Diese spezifischen NetSuite Modules machen die Plattform zur ersten Wahl für NetSuite für Softwareunternehmen und NetSuite für Serviceunternehmen. Auch NetSuite für Großhandelunternehmen profitiert von integrierten Prozessen wie dem NetSuite Beschaffungsmanagement. Fundamentale Module wie NetSuite Accounting Software, NetSuite CRM für die Kundenverwaltung und NetSuite HCM für das Personalwesen runden das ganzheitliche Angebot ab und schaffen eine nahtlose User Experience, die durch das starke NetSuite Projektmanagement unterstützt wird.

Cloud-ERP vs. On-Premise: Was ist die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Eine der fundamentalsten Entscheidungen im Rahmen der ERP Evaluation ist die Wahl des Betriebsmodells: Cloud oder On-Premise?

On-Premise ERP:

Hier wird die Software auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben.

• Vorteile: Volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur.
• Nachteile: Hohe Anfangsinvestitionen in Hardware und Lizenzen, eigener Personalaufwand für Wartung, Updates und Sicherheit, geringere Flexibilität.

Cloud-ERP (Software-as-a-Service, SaaS):

Die Software wird vom Anbieter in einem Rechenzentrum gehostet und über das Internet als Service bereitgestellt. NetSuite Cloud ERP ist ein Paradebeispiel für dieses Modell.

• Vorteile:
  • Geringere Anfangskosten: Es entfallen hohe Investitionen in Hardware.
  • Skalierbarkeit: Ressourcen können flexibel nach Bedarf hinzugefügt werden.
  • Automatische Updates: Der Anbieter kümmert sich um Wartung und die Bereitstellung neuer Funktionen.
  • Standortunabhängiger Zugriff: Zugriff von überall und mit jedem Gerät möglich.
• Nachteile: Weniger Kontrolle über die Infrastruktur, Abhängigkeit von der Internetverbindung.

Für die meisten modernen, wachstumsorientierten Unternehmen ist Cloud-ERP-Software heute die überlegene Wahl. Die Agilität, Skalierbarkeit und der geringere Kapitalbedarf machen sie zum Motor der digitalen Transformation.

Wie berechnen Sie die Total Cost of Ownership (TCO) eines ERP-Systems?

Ein häufiger Fehler bei der ERP Evaluation ist der alleinige Fokus auf die Lizenzkosten. Um die wahren Kosten einer ERP-Lösung realistisch einzuschätzen, müssen Sie die Total Cost of Ownership (TCO) über einen Zeitraum von mehreren Jahren (z.B. 5-7 Jahre) betrachten.

Die TCO setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

Eine detaillierte TCO-Analyse ist ein unverzichtbares Werkzeug für eine objektive ERP Evaluation. Sie zeigt oft, dass eine Cloud-Lösung mit höheren laufenden Kosten über den Gesamtzeitraum günstiger ist als eine On-Premise-Lösung mit hohen Anfangsinvestitionen und versteckten Betriebskosten.

Zusammenfassung ERP-Evaluation

Die ERP Evaluation ist ein komplexes, aber beherrschbares Projekt, wenn es strukturiert und strategisch angegangen wird. Der Erfolg hängt nicht von einem einzelnen Faktor ab, sondern vom Zusammenspiel mehrerer Elemente:

1. Ein klares Anforderungsprofil: Sie müssen wissen, was Sie brauchen, bevor Sie suchen.
2. Ein strukturierter Auswahlprozess: Ein phasenweises Vorgehen sichert die Qualität der Entscheidung.
3. Der Fokus auf den Implementierungspartner: Seine Expertise ist oft entscheidender als die letzte Softwarefunktion.
4. Eine zukunftsorientierte Technologie-Wahl: Cloud-ERP-Software wie Oracle NetSuite bietet die Flexibilität für zukünftiges Wachstum.
5. Eine transparente Kostenbetrachtung: Die TCO geben ein realistischeres Bild als reine Lizenzpreise.

Eine gründliche ERP Evaluation ist eine Investition, die sich über Jahre hinweg auszahlt – in Form von effizienteren Prozessen, besseren Entscheidungen und nachhaltiger Wettbewerbsfähigkeit.

Wenn Sie vor der Herausforderung einer ERP Evaluation stehen und einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite wünschen, der Sie kompetent und transparent berät, kontaktieren Sie uns.

Kontakt:

Lars Kirschstein

Inplenion.ERP

lars.kirschstein@inplenionerp.com

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